云南经济管理学院举办国际会议管理规定

云南经济管理学院举办国际会议管理规定

云经管院〔2022〕140号

为规范学校举办国际会议申报程序，提高会议质量及会议效益，根据中共中央办公厅、国务院办公厅《关于在华举办国际会议的管理办法》、教育部《关于在华举办国际会议管理办法的实施细则》，特制定本规定。

第一条 学校鼓励有条件和能力的二级学院或部门举办国际会议，以提高我校科学研究水平，促进学科建设，提升国际化水平。
    第二条 本管理规定适用的国际会议是指：由我校主办（与国际组织及外国有关团体、机构共同举办或受其委托由我校承办），在我国境内（不含港、澳、台地区）举办的、与会者来自境外国家和地区（不含港、澳、台地区）的会议、讨论、研讨会、报告会、交流会等。    

第三条 在学校举办国际会议应符合学校的根本利益，符合学校对外交流合作的实际需要，有利于促进学校对外交流与合作及自身的学科发展，提高科研与教学水平，扩大国际影响，提升国际竞争力。举办国际会议应坚持注重实效、勤俭办会，切忌为追求会议影响盲目扩大会议规模、提高礼宾规格。
    第四条 坚持统筹协调、从严掌握。国际交流与合作中心是申办国际学术会议的归口管理部门，负责我校国际会议的校内审批、向上级申报及管理工作，并协助外宾办理来华签证手续。
    第五条 国际会议申报管理

（一）举办国际会议应在会议拟举办前3个月将会议申请材料报国际交流与合作中心(如与其他单位或组织联合主办，应提供其相关背景材料；如会议经费由境外组织或机构提供，需提供其背景材料；由外方主办、学校承办的国际会议，应提交主办单位的会议批文和委托函)，承办部门将申报材料报国际交流与合作中心。

（二）举办重大国际会议(外宾人数300人以上，总人数800人以上)或涉及敏感问题的会议或是系列性的国际组织会议，国际影响大，或中外方参会代表中有重要政界人物，在会议举办前4个月将会议申报材料报国际交流与合作中心。

（三）国际会议相关申报材料经国际交流与合作中心预审后，并经外事工作领导小组、意识形态工作领导小组、党委依次审核，由国际交流与合作中心向上级管理部门申报。
    第六条 会议的会务工作，即会议的场地、用车、与国内外代表的联系、接送、住宿、用餐等，由主办或承办单位负责落实。
    第七条 会议经费由主办单位自筹解决，原则上应在申报之前落实。
    第八条 国际会议材料的收集、整理、立卷、归档由主办单位负责。
    第九条 国际会议结束后，须于2周内将会议总结、会议论文集、重要图片资料等交国际交流与合作中心存档。
    第十条 申办国际会议所需材料
    （一）《云南经济管理学院国际会议申报表》
    （二）会议策划书(包括会议背景、会议主题、举办时间、举办地点、会议筹备计划、应急预案、会议预算等内容)
    （三）外方参会人员的名单、护照复印件、简历
    （四）会议日程、议程
    第十一条 邀请省、市级领导或学校领导出席会议的原则要求：
    （一）一般性的学术会议，原则上不邀请省、市级领导出席。
    （二）如属高规格国际会议，需请领导出席开幕式，会议举办单位应提前一一个半月提出申请(附会议开幕式议程、主要代表名单及简历、领导中英文发言稿)并报国际交流与合作中心。任何单位不得通过其它渠道直接邀请。原则上不安排多位领导出席同一国际会议。
    第十二条 邀请国外代表参会说明：

（一）任何单位、个人均不能擅自邀请外籍人士到校内参加各类会议及相关活动。

（二）举办国际会议，一般不邀请非建交国家的代表、涉及重大敏感问题的国家和地区代表、国外现任政府官员及退休高官以及其他有特殊背景的人员参加。如确有与会必要，办会部门应严格按报批程序，提前3个月将该与会代表的简历等背景材料报学校国际交流与合作中心，并按规定逐级上报，得到批准后由国交中心发出邀请。

第十三条 任何单位、个人不能在校内组织召开未经学校审批以及上级主管部门审批同意的各类会议。办会部门应遵守外事纪律，坚持内外有别原则，严格遵守保密制度。凡涉及敏感及不明事宜应及时与国际交流与合作中心联络，不得随意对外表态。

第十四条 国际双边或多边会议、研讨会参照此规定施行。
    第十五条 本规定由国际交流与合作中心负责解释。
    第十六条 本规定自下发之日起实施。

云南经济管理学院

                         2022年9月9日